Tổng Quan
Phần mềm Quản lý Đơn hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ chuỗi quy trình đặt hàng, từ chào giá, tính giá, đặt hàng, theo dõi hàng về, cho đến xuất hàng và lập Packing List – tất cả được số hóa, đồng bộ và dễ truy xuất.
Giải pháp giúp giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đồng thời nâng cao khả năng kiểm soát dòng tiền và nguyên vật liệu.
Lợi ích Mang lại
Tăng tốc xử lý đơn hàng: Giảm thời gian làm báo giá, lập đơn hàng, xuất chứng từ.
Giảm sai sót đến 90%: Không còn thất lạc giấy tờ, nhầm thông tin đơn hàng hay lặp dữ liệu.
Theo dõi tiến độ & tình trạng giao hàng tức thì.
Minh bạch – kiểm soát dòng tiền chặt chẽ: Gắn kết đơn hàng với đề nghị thanh toán, xuất hàng và báo cáo tổng thể.
Tùy biến linh hoạt theo ngành nghề: Dệt may, gia công, sản xuất OEM, xuất khẩu…
Quy trình áp dụng
Bước 1: Khảo sát quy trình hiện tại
Ghi nhận các bước xử lý đơn hàng đang diễn ra: từ báo giá, đặt hàng, theo dõi hàng về, đến xuất hàng.
Đánh giá tình trạng dùng Excel, phiếu giấy, mức độ trễ, sai sót, và khó khăn trong truy xuất dữ liệu.
Bước 2: Thiết kế & cấu hình hệ thống
Tùy chỉnh các biểu mẫu: bảng chào giá, đơn đặt hàng, PO, Packing List, Annex…
Thiết lập luồng xử lý: ai tạo – ai duyệt – ai theo dõi đơn hàng – ai theo dõi xuất hàng.
Tích hợp với hệ thống kế toán, kho hoặc ERP nếu có.
Bước 3: Nhập dữ liệu ban đầu
Import danh sách PO, danh mục vật tư, đơn hàng đang chạy, bảng giá định mức, và dữ liệu khách hàng.
Thiết lập thông tin khách hàng, đối tác giao hàng, lịch sử đơn hàng.
Bước 4: Đào tạo và vận hành thử
Đào tạo nhân viên bộ phận kinh doanh, mua hàng, giao hàng, kế toán sử dụng phần mềm.
Chạy thử quy trình với đơn hàng thật, kiểm tra khả năng khớp dữ liệu và theo dõi tiến độ.
Bước 5: Vận hành chính thức & tinh chỉnh
Chính thức sử dụng thay thế hệ thống cũ (Excel hoặc giấy).
Theo dõi hiệu quả và điều chỉnh thêm các báo cáo, dashboard, quyền hạn phù hợp.
Module tính năng
Quản lý báo giá – chào giá CM
Tạo chào giá may (CM) chuyên nghiệp. Dễ dàng điều chỉnh giá, so sánh theo mẫu – theo lô – theo thời điểm.
Tính giá – bảng cân đối
Hệ thống tự động tính giá thành theo định mức vật tư, số lượng và chi phí phụ trợ. Xuất bảng cân đối nhanh, hỗ trợ ra quyết định.
Quản lý đơn đặt hàng & list hàng về
Tạo và theo dõi tiến độ đơn đặt hàng. Lưu thông tin List hàng về, cảnh báo khi hàng trễ hoặc thiếu.
Đề nghị thanh toán (TT)
Tạo và theo dõi tiến độ đơn đặt hàng. Lưu thông tin List hàng về, cảnh báo khi hàng trễ hoặc thiếu.
Quản lý kế hoạch xuất hàng
Tự động liên kết đơn hàng với đề nghị thanh toán. Giảm sai lệch giữa thực chi và kế hoạch.
Packing List & Annex xuất
Lập kế hoạch xuất theo đơn hàng hoặc PO. Theo dõi tình trạng xuất – giao – tồn từng đơn/lô.
Packing List & Annex xuất
Tự động tạo packing list từ đơn hàng. Xuất Annex chính xác theo thông tin thực tế – giảm lỗi thủ công.
Đồng bộ thông tin PO & định mức
Dễ dàng liên kết PO, cập nhật định mức vật tư theo từng mẫu đơn hàng.